UTILISATION DE GOOGLE WORKSPACE
Le Workspace pour le Corers-bfc est maintenant opérationnel, les personnes du comité directeur peuvent utiliser tous les outils de la suite bureautique.
L’intérêt :
- C’est une suite bureautique et collaborative proposée par Google, qui s’adresse à tout type d’organisation et notamment aux associations, pour les associations loi 1901 c’est entièrement gratuit, il suffit de monter un dossier auprès de Solidatech.
- Les outils disponibles sont :
- Gmail (programme de messagerie)
- Google Drive (stockage Cloud)
- Google Agenda (calendrier en ligne)
- Google Meet (Videoconférence)
- Outils de traitement de texte, tableurs, formulaires et présentations (compatible avec Microsoft Office)
- Bloc-notes numérique
- Google Vault et Admin (fonctions d’archivage et de gestion)
- Google Sites (outil de création de sites Web publics et internes)
- App Maker (plateforme de développement)
Dans un premier temps, nous allons surtout nous intéresser au Drive qui va nous permettre de stocker et partager les documents. Le drive partagé nous permettra en tant qu’association de bien mieux structurer nos documents et d’assurer la pérennité de nos données. Un des gros avantages est qu’il y a une console d’administration, qui permet de gérer d’un point central tous les utilisateurs, gérer également la manière dont les données seront partagées. Il offre 30Go de stockage, il permet l’utilisation du drive partagé réservé normalement à la licence business. Si le stockage n’est pas suffisant il sera très facile augmenter la mémoire pour un coût abordable.
Pour Google le nom de notre association est : CORERS BOURGOGNE FRANCHE COMTE
Les utilisateurs sont les membres du bureau, ils possèdent un identifiant avec pour extension le nom de domaine.
J’ai créé des répertoires pour chacune des commissions, mais il peut y en avoir d’autres, il n’y a pas de limitation.
Les membres du bureau ont accès en lecture et écriture à tous les dossiers du Drive, les membres des commissions auront des droites de lecture et écriture dans leur répertoire et en lecture seule pour les autres dossiers. Des exceptions pourront être définies, comme le dossier de sauvegarde « comptabilité » accessible uniquement en lecture et écriture par le trésorier et son adjoint.
Vous avez ci-dessous les explications pour :